¿Tus leads “calientes” desaparecen en 24 horas? Diagnóstico incómodo que no quieres oír

El lunes que parece normal… hasta que miras de cerca

Lunes, 9:12. Tienes 37 formularios del fin de semana. Idealista, Fotocasa, Google Ads, recomendaciones… Todo el mundo feliz en el grupo de WhatsApp: “¡Buen fin de semana de leads!”. A media tarde, solo dos llamadas salientes. A las 19:03, un agente escribe: “Se han enfriado”. Y el martes ya nadie habla de esos contactos. Como si no hubiera pasado nada.

Algo chirría. No es que no haya demanda; la hay. Es que tus leads “calientes” se enfrían en 24 horas. Y cuando por fin alguien les llama, ya han reservado visita con la agencia que respondió en 9 minutos.

¿Te suena? No es mala suerte. Es un embudo con fugas que no quieres mirar.

La fuga no está en el portal: está en tu embudo

Creencias que te sabotean sin que te des cuenta

• “El portal me manda basura”.
• “Necesitamos más leads, el equipo está ocioso”.
• “Les llamé por la tarde y no contestan, están jugando”.
• “Ya les mandé la info por email, si no responden, no están interesados”.

La verdad duele: no es el portal, es tu proceso. Tienes un colador donde debería haber un embudo. Pides 9 campos en un formulario, respondes en 6 horas, no hay seguimiento en WhatsApp, tus emails llegan a “Promociones” y tu “CRM” es una hoja de cálculo con colores. Claro que se enfrían: nadie aguanta 6 horas esperando.

Microfallos que matan conversiones sin hacer ruido

• Tiempos de respuesta inmobiliaria sin SLA: “cuando pueda, llamo”. Que suele ser “cuando ya es tarde”.
• Formularios friccionados: pides DNI antes de dar fotos y precio. ¿De verdad?
• Sin crm inmobiliario seguimiento: duplicados, notas perdidas, actividades sin fecha y nadie dueño del lead.
• Mensajes fríos: email genérico, sin CTA claro, sin enlace a reservar visita.
• Zero cadencia: primer contacto… y silencio. Ni día 1, ni 3, ni 7.
• Datos sin trazabilidad: no sabes por qué no convierten tus leads porque ni siquiera etiquetas el origen.

Resultado: visitas vacías, agentes quemados, y la conclusión cómoda: “El mercado está raro”. No. Tu embudo inmobiliaria está roto en los detalles que no miras.

Lo que parece frente a lo que es

La mayoría vs. los que adelantan por la derecha

• La mayoría: responde por la tarde. Los que convierten: responden en menos de 10 minutos, con mensaje, propuesta y siguiente paso.
• La mayoría: formulario eterno. Los que convierten: 3 campos y listo; el resto se captura en la llamada.
• La mayoría: manda un PDF genérico. Los que convierten: envían un enlace con agenda para visita y botón de WhatsApp.
• La mayoría: publica en 10 portales y reza. Los que convierten: publican en 70+ y miden cuál trae contactos reales, no solo clics.
• La mayoría: paga por usuario y se quedan sin acceso. Los que convierten: trabajan sin límites de usuarios para que nadie “se quede fuera”.
• La mayoría: improvisa. Los que convierten: tienen cadencia de seguimiento y playbooks claros.

La velocidad no es agresiva. Es respeto al dinero que ya has invertido para conseguir ese lead.

Marta, Barcelona: del “se enfrían” al “no nos da la agenda”

Marta dirige una agencia en Barcelona. 9 agentes, 180 propiedades en cartera, 65% de los contactos venían de Idealista y Fotocasa. Síntoma: “los leads se enfrían en 24 horas”. Métricas previas: tiempo medio de respuesta 9 horas, ratio contacto 28%, visitas agendadas por semana: 6. Cierres en 7 días: 0.

Lo que hizo mal (y tú también)

• Sin SLA. Cada agente llamaba “cuando podía”.
• Formularios con 8 campos y sin botón de WhatsApp.
• Emails a pelo, sin agenda ni CTA a visita.
• Seguimiento a ojo, sin pipeline ni recordatorios.

Lo que cambió (en serio, no magia)

• Implementó un CRM inmobiliario con SLA de 10 minutos, alertas y asignación automática.
• Landing con 3 campos, botón de WhatsApp y “Reserva visita” en un clic.
• Cadencia de 7 días: día 0 WhatsApp + email, día 1 llamada, día 3 email con alternativas, día 5 WhatsApp con vídeo, día 7 última llamada con urgencia honesta.
• Publicación desde un único panel a 70+ portales y analytics por portal para cortar lo que no trae contactos reales.

Resultados medibles (primeras 2 semanas)

• Tiempo de respuesta: de 9 horas a 12 minutos de media.
• Ratio contacto: de 28% a 63%.
• Visitas agendadas: de 6 a 19 por semana.
• Cierres en 7 días: 3 operaciones (y 2 reservas en cola).
• Costo por oportunidad real: -37% al cortar portales que no convertían.

Herramientas: sitio web rápido y con SEO, publicación a portales desde un único CRM, app móvil para responder en calle, y automatizaciones de seguimiento. Sí, Sooprema (activo en 48 horas, sin límite de usuarios, IA para descripciones y Sooprema DATA para decidir con datos). No hizo falta “más leads”. Hicieron falta mejores decisiones en menos tiempo.

El cambio de chip que te saca del bucle

Antes de tácticas, necesitas esto:

• El lead no es un número. Es una decisión que se está tomando hoy. Si llegas mañana, llegas tarde.
• Menos fricción, más conversación. Dale dos puertas: WhatsApp y agenda. Y quita el DNI del formulario.
• Propios vs alquilados. Tus conversion leads inmobiliarios suben cuando dejas de depender solo de portales y tu web captura tráfico orgánico.
• El CRM no es un sitio donde guardar cosas. Es el jefe que no se olvida: asigna, persigue y mide.
• Velocidad + claridad = visitas. No vendas la vivienda. Vende el siguiente paso.

Plan de 7 días para que no se te enfríe ni uno

Día 0-1: lo básico que cambia el juego

1. Define un SLA de 10 minutos para primer contacto (WhatsApp o llamada). Escríbelo. Pégalo en la pared.
2. Plantilla de mensaje inicial: “Hola, soy Laura de [Agencia]. Tengo la info y dos huecos para visita. ¿Prefieres jueves 18:00 o viernes 12:30? Aquí tienes fotos y plano [enlace].” CTA claro.
3. Formulario con 3 campos: nombre, móvil, email. Botón de WhatsApp visible.
4. Centraliza todo en un CRM inmobiliario con pipeline simple: Nuevo → Contactado → Visitado → Oferta → Cierre.
5. Activa recordatorios automáticos y tareas por etapa.

Día 2-3: afina el seguimiento

1. Secuencia de 7 días: día 0 WhatsApp+email; día 1 llamada; día 3 email con 2 alternativas reales; día 5 WhatsApp con vídeo corto; día 7 llamada final con opción de baja elegante.
2. Guiones de llamada con preguntas de intención (plazo, financiación, motivo de mudanza). Eso es tu lead scoring.
3. Calendario online para reservar visita sin ping-pong de mensajes.
4. Etiquetas de origen UTM: Idealista, Fotocasa, Google, Orgánico, WhatsApp directo. Luego cortarás lo que no rinde.

Día 4-7: pon el sistema en automático

1. Asignación automática y round-robin para que ningún lead se quede huérfano. Alertas si no hay contacto en 10 minutos.
2. Publicación a 70+ portales desde un solo panel y analytics por portal para saber dónde invertir de verdad.
3. IA para descripciones en 14 idiomas (sí, también en inglés y francés para captar internacional).
4. Web con SEO y Core Web Vitals en verde. Tu casa digital que genera leads propios, no alquilados.
5. Dashboards semanales: tiempo de respuesta, ratio contacto, visitas por agente, cierres en 7 días.

Regla de oro: “Respuesta en 5-10 minutos, visita en 72 horas, decisión en 7 días.” El resto es ruido caro.

Todo esto lo montas a mano… o en 48 horas con Sooprema: CRM, web SEO, app móvil, publicación a portales, automatizaciones, Sooprema DATA y API para integrar lo que ya usas. Sin límite de usuarios; trabaja todo el equipo sin pelear por licencias.

Si lo aplicas, notarás esto en tu semana

• No tendrás 200 leads más, pero 5 serán oro y estarán agendados para esta misma semana.
• Tu equipo dejará de “perseguir” y empezará a guiar conversaciones. Menos ansiedad, más foco.
• La agenda se llena de visitas concretas y bajan las “llamadas perdidas sin devolver”.
• Los portales dejan de ser lotería: ves qué fuente trae contactos que contestan y cuál solo trae clics.
• Dormirás mejor: hay sistema, no heroínas ni héroes del último minuto.

Y sí, también mejora el cierre inmobiliaria, pero lo importante es que vuelves a controlar el ritmo. El mercado no se volvió hostil de un día para otro. Tu embudo se volvió lento.

¿Vas a dejar que tus leads se enfríen otra semana?

Esto no va de comprar “más visibilidad”, va de dejar de sangrar por microfallos. De respetar cada contacto como si lo hubieras pagado de tu bolsillo (porque lo has hecho). De pasar del “ya le llamo” al “ya tiene cita”.

Si quieres hacerlo con ayuda y sin mareos:

• Pide una demo en Sooprema y mira cómo tu web y tu CRM pueden estar listos en 48 horas.
• Agenda tu onboarding: migramos inmuebles, conectamos los 70+ portales, configuramos automatizaciones y cadencias de seguimiento.
• Escríbenos por WhatsApp para planificar tu pipeline, roles del equipo (sin límite de usuarios) y métricas semanales.

Pregunta final, de las que duelen pero curan: ¿Cuántos leads “calientes” estás dispuesto a perder esta semana para no aceptar que tu embudo está lento? Si la respuesta es “ninguno”, ya sabes qué hacer.